児童対象性暴力等の防止のため、犯罪事実確認記録は極めて機微性の高い情報です。その取り扱いには従事者による紛失や盗難、誤廃棄による漏えいを防ぐための厳格な管理が求められます。ここでは、電子媒体や紙媒体の持ち運び、廃棄・消去に関する具体的な措置を整理します。
電子媒体等の持ち運びに伴うリスクと対策
想定されるリスク
- 従事者による端末・記録媒体の紛失や盗難による情報漏えい
- 従事者移送中の紛失や盗難による情報漏えい
持ち運び時に講じるべき措置
- 持ち運びはやむを得ない場合のみ行い、安全策を講じる
- 犯罪事実確認記録が記載された電子媒体や書類等の持ち運び状況を記録し、責任者が定期的に確認する
- 電子媒体を使用する場合は管理状況を定期的に確認する
紛失・盗難防止の具体例
- データの暗号化やパスワード設定
- 書類は封筒に入れ鞄で搬送
- 公共交通利用時は手元から離さず、自家用車の場合も車内に放置せず身体から離さず移動
- 封緘や目隠しシールの貼付け、施錠可能な搬送容器の利用
- 紙媒体の場合は、使用後速やかに回収し廃棄または厳重保管
- 情報持ち出しが必要な場合、退社時の荷物検査でチェック
これらの措置により、従事者の手元に紙媒体を残さない管理体制を徹底し、持ち出しリスクを最小化します。
犯罪事実確認記録等の廃棄・消去
想定されるリスク
- 内部犯や悪意ある第三者による情報復元や窃取
- 書類の誤廃棄による情報漏えい
廃棄・消去時に講じるべき措置
- 紙媒体は復元不可能な状態にして廃棄
- 電子媒体は容易に復元できない形で消去
- 廃棄・消去の記録を作成し、責任者が定期的に確認
復元不可能な廃棄・消去の具体例
- 電子媒体：専用のデータ削除ソフトの使用、または物理的破壊
- 紙媒体：シュレッダー処理（クロスカット推奨）、焼却
- 廃棄までの紙媒体は鍵付きゴミ箱で保管
これらの措置により、犯罪事実確認記録等が復元されるリスクを最小化し、安全な情報管理体制を確保します。
行政書士事務所 POLAIRE（ポレール）
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