犯罪事実確認記録等を安全に管理するための物理的情報管理措置

犯罪事実確認記録等は、児童対象性暴力防止の観点から、非常に機微な情報を含むため、適切な物理的管理が不可欠です。本記事では、管理区域の設定から入退室管理、機器の制限まで、標準的かつ最低限求められる管理措置を整理します。

管理区域の設定と権限管理

犯罪事実確認記録等を取り扱う区域は、権限を有する者のみが立ち入れるよう管理する必要があります。想定されるリスクとしては、以下のような事例があります。

• 権限のない従事者によるファイルや紙媒体の無断持ち出し、情報漏えい
• 管理者による故意・過失による情報漏えい
• 異動や退職者による情報の持ち出し、第三者の不正侵入
• 端末・電子媒体の紛失・盗難による情報漏えい
• 権限のない従事者の内部犯行や第三者の改ざん行為

これらのリスクに対応するため、管理区域は物理的に限定し、権限を持たない者の立ち入りや閲覧を防止することが基本です。

標準的な管理手法

管理区域の運用にあたっては、以下の措置が推奨されます。

• 施錠：権限のない者が入室・閲覧できないようにする。視線を配り、視認性を確保することも有効。
• 鍵の管理：管理者による鍵の保管、入退室時の貸出許可制を導入。
• 入退室管理システム：ICカード、ナンバーキー、生体認証（指紋・虹彩・静脈）、ワンタイムパスワード、PIN入力などを利用。アンチパスバック機能も併用可能。
• 警備：警備システムの導入や警備員の配置により不正侵入を防止。
• 持ち込み機器の制限：外部媒体や機器の持ち込みを制限し、情報漏えいリスクを低減。

入退室管理システムによっては、入退出者や入退出時刻を記録する機能があり、これを保存することは管理区域内の視認性向上にもつながります。

最低限求められる管理手法

物理的制約やスペースの問題により、管理区域を完全に限定できない場合は、以下の対応を組み合わせることが求められます。

• 間仕切りの設置：取扱区域を明確化し、権限のない者の視線を遮る。
• 座席配置の工夫：閲覧可能な範囲を制限し、のぞき込みを防止。
• 時間帯による利用制限：区域の利用時間を分けることで、アクセス権を持たない者の不正閲覧を防ぐ。

これらの措置は、端末や電子媒体へのアクセス権制御と併せて実施することで、情報漏えいや不正改ざんのリスクを最小限に抑えます。

この記事では、犯罪事実確認記録等を取り扱う際に必要な物理的情報管理措置を、標準的および最低限の観点から整理しました。適切な管理区域設定と入退室管理、持ち込み機器の制限、座席や間仕切りの工夫を組み合わせることで、児童対象性暴力防止の観点から情報の安全性を確保できます。