犯罪事実確認記録等の管理体制の整備

日本版DBS（こども性暴力防止法）において、事業者は児童対象性暴力等の防止のために、犯罪事実確認記録等の適切な管理体制を整備する必要があります。この管理体制は、情報の安全性を確保するとともに、リスクが発生した際に迅速かつ適切な対応を可能にするものです。

組織体制の設置と役割の明確化

犯罪事実確認記録等を扱う事業者には、管理を統括する責任者を設置することが求められます。責任者は、管理業務を担当する担当者を任命し、一部の権限を委譲することが可能です（責任者自身が担当者を兼任する場合もあります）。

さらに、記録等を取り扱う従事者（責任者・担当者・その他取扱者）を明確に特定し、それぞれの役割や業務を文書化することが重要です。取扱者は業務に必要な最低限の範囲に限定し、不要な者がアクセスしないように管理することが求められます。

取扱者の具体例としては、以下の者が挙げられます。

• 人事部門のうち、責任者が認めた者
• 情報システム部門のうち、責任者が認めた者
• 各部署のマネージャーのうち、責任者が認めた者

また、法令や内部規程に違反している事実やその兆候を把握した場合には、速やかに責任者へ報告する体制を整える必要があります。

標準的措置と最低限の措置

組織体制を整備する上で、事業者が講じるべき措置は以下の通りです。

標準的措置

• 犯罪事実確認記録等の管理に関する責任者を設置し、事業者全体の情報管理を統括する。
• 責任者が担当者を任命し、業務権限の一部を委譲する。
• 取扱者の役割・業務を明確化し、業務実施に必要な者のみが記録等を取り扱うようにする。
• 法や情報管理規程に違反する兆候を把握した場合、責任者に報告する。
• 複数部署で記録等を扱う場合、各部署の役割分担と責任を明確化する。

最低限求められる措置

• 犯罪事実確認記録等の管理責任者を設置する。
• 責任者が担当者を任命し、必要に応じて権限を委譲する。
• 取扱者を特定し、業務上必要な最低限の者に限定する。
• 違反や兆候の把握があれば責任者に報告する。
• 複数部署で取り扱う場合は、役割分担と責任を明確化する。

連絡体制の整備と迅速な対応

情報漏えいや不正利用などのリスクが発生した場合、事業者は迅速かつ適切に対応するための連絡体制を整備する必要があります。

標準的措置

• 漏えい等の事案や兆候を把握した場合に、即座に対応できる報告・連絡体制を構築する。
• 複数部署で犯罪事実確認記録等を扱う場合は、各部署の役割分担と責任を明確にする。

最低限求められる措置

• 事案の発生や兆候を把握した場合に対応できる報告・連絡体制を整備する。
• 複数部署で取り扱う場合、役割分担と責任を明確にする。

この体制整備と連絡体制の確立により、犯罪事実確認記録等の管理は透明性・安全性を確保しつつ、万一の事案発生時にも迅速に対応できる事業運営が可能となります。