情報管理規程に基づく運用の重要性

日本版DBS（こども性暴力防止法）における犯罪事実確認記録等の管理では、情報管理規程に基づく適正な運用が不可欠です。事業者は、犯罪事実確認書や関連記録を作成・管理する際、適切かつ安全な取り扱いを確保し、定期的に責任者が確認する体制を整える必要があります。この運用は、情報の漏えい防止や法令遵守の観点からも極めて重要です。

取扱記録の整備と確認

犯罪事実確認記録等の運用を確実にするため、以下のような取扱記録の整備と定期的な確認が求められます。

犯罪事実確認書の閲覧状況

犯罪事実確認書の閲覧履歴は、法関連システムにより自動的に記録されます。誰が、いつ閲覧したかを明確にすることで、情報漏えいや不適切なアクセスを防止することが可能です。

犯罪事実確認記録の作成状況

犯罪事実確認書の情報を転記した記録の作成状況も重要です。記録の作成プロセスを明確化し、誰が作成したか、内容が正確に反映されているかを確認することが求められます。

情報システムにおける利用状況

犯罪事実確認記録を情報システムで取り扱う場合、ログイン実績やアクセスログなどの利用状況を把握し、適正に使用されていることを確認します。これにより、不正アクセスや誤操作のリスクを低減できます。

記録媒体の管理

記録が保存された媒体の持ち運びや保管状況についても管理が必要です。物理的な移動や紛失リスクに対応するため、持ち出しの記録やアクセス制限の運用が求められます。

事業者間の情報伝達

犯罪事実確認記録等を他事業者に伝達する場合は、法により認められた範囲内でのみ行います。伝達の履歴や手順を記録することで、情報の適正な流通を保証します。

廃棄・消去の状況

犯罪事実確認記録等の廃棄や消去の状況も重要な確認ポイントです。法関連システムにおいても、適切な時期に記録を廃棄または消去し、不要な情報が残存しないよう運用します。

運用の定期確認と検証

これらの取扱記録は、責任者による定期的な確認を通じて、情報管理規程に基づく運用が確実に行われているかを検証可能にする必要があります。ログや記録の整備・確認を通じて、犯罪事実確認記録等の適切な運用体制を維持することが、事業者の法令遵守と児童の安全確保に直結します。